Документация по охране труда в организации

Изменения в трудовом законодательстве обязывают работодателя или администрацию создавать на предприятии развернутую систему и распространять информацию о принятых мерах. Документация по охране труда — неотъемлемая часть рабочего процесса.

Типы документов по охране труда

В законодательстве отражены обязанности администрации и уполномоченных лиц, комиссий и комитетов, необходимость формирования пакета, разработка документации по охране труда, но обязательный перечень не приведен, поэтому в большинстве публикаций на эту тему он приводится на основании практического опыта.

Современная система управления предполагает ведение в бумажном или электронном виде, разработку локальных нормативных актов с ориентированием на типовые формы и учет специфики деятельности организации, создание системы управления охраной труда, ведение документации для планирования, отражения намеченных мер, фиксации уже проделанного, отчетности, на случай вариабельных проверок, проводимых федеральными и местными органами власти, специальными структурами и представителями общественности.

Интересно! Комитет по охране труда в организации

Документооборот и оформление документации охраны труда обеспечивается применением уже существующих типов бумаг, среди которых можно выделить список наиболее применяемых во всех сферах деятельности, в том числе и в обеспечении работы системы ОТ:

1. Положение — не имеет строго определенной формы (за исключением изданных надзорными органами или профильными департаментами), применяется в документации по охране труда для создания локального акта, в котором перечислены основные постулаты о системе охраны труда, ее отдельном подразделении (службе, отделе, комиссии), расследовании микротравм, с недавних пор находящихся в списке случаев, подлежащих фиксации.
2. Приказы — самая востребованная форма в документации по охране труда 2022 года. Используя этот тип, определяют необходимость формирования отдельной службы, ее структурного подразделения, утверждают разработанные положения, формирование комиссий (по ОТ, проверке знаний, проведению общественного и производственного контроля, СОУТ), утверждают критерии СИЗ, даты их применения и типы.
3. Журналы — документы, наличие и ведение которых продолжается с советского времени. Есть типовые формы, произвольные, обязательные и введенные на усмотрение администрации или ответственного лица. В них ведется учет несчастных случаев, проведения обязательного инструктажа перед стажировкой, протоколов, удостоверений и использования аптечек, регистрация допусков к участкам с повышенной опасностью условий работы и пр.
4. Перечни — обязательны в сфере со специфическими условиями и в рядовых структурах. В них могут быть фамилии прошедших инструктаж, тех, кто должен пройти обязательный медосмотр, льготников, которым положены преференции, СИЗ, которые выдаются бесплатно или должны быть в обязательном порядке при осуществлении трудовой деятельности.
5. Инструкции также обязательны в перечне документации по охране труда. Список необходимых может определяться отраслью (по электробезопасности, противопожарным мерам, оказанию неотложной помощи), но должностные инструкции должны быть у каждого сотрудника и у тех, кто занят в обеспечении ОТ и ТБ.
6. Программы по обучению безопасности на рабочих местах, ПК и общественного контроля, проведения инструктажей. В последней категории могут быть: вводные, повторные, целенаправленные, внеплановые (по мере необходимости).
7. Графики вместо программы по инструктажу или по прохождению медицинского освидетельствования, работе кабинета труда, комиссии и пр.

В перечне документации по охране труда в организации могут быть удостоверения, выданные отдельным категориям сотрудников, о прохождении тестирования или экзамена после спецкурсов по ОТ: электробезопасности, требованиях к соблюдению. Их могут выдавать службе, членам комиссий, специалистам и работникам, занятым в обеспечении безопасности на всех этапах производственного процесса.

Интересно! Контроль за условиями труда на рабочих местах

Какие документы по охране труда должны быть в организации

Условно можно разделить приведенный выше перечень на основные (обязательные в компании) и дополнительные, обусловленные спецификой ее деятельности. Необходимая документация по охране труда должна содержать базовые — начиная с Положений и приказов, и до журналов и списков. В организации с большим количеством сотрудников, подразделениями и филиалами выделяют документацию внешнюю, управленческую, относящуюся к отдельному сегменту и оформляемую на рабочих местах.

В организации непременно должны быть:

1. Нормативная документация по охране труда: законы, кодексы, Постановления Минтруда и Минобразования, Правительства, Минздрава. Список дополняется работающими только в конкретной отрасли. За уточнением позиций можно обратиться к Реестру обязательных требований. НПА должны иметь и общефедеральное значение и относиться к непосредственной деятельности.
2. Документация по охране труда в организации на 2022 год, разработанная администрацией и ответственными лицами. Порядки о правах сотрудников на информирование, средствах для обеспечения безопасных условий труда, прохождения инструктажей и медосмотров привлечения к ответственности за допущенные нарушения. Механизм донесения специальных правил (например, по электробезопасности, при работе с опасными агрегатами и установками, в обычных организациях достаточно общего).
3. В охране труда недостаточно документации по инструктажам, при проверке придется предоставить официальные бумаги по обучению в организации. Это приказы (организации службы, комиссии или назначении ответственного), возможно, об освобождении от инструктажа, положения об обучении и проверке, программы для отдельных категорий и протоколы проверки результатов.
4. Учет условий труда предполагает несколько отдельных перечней — санитарно-гигиенических мероприятий, СИЗ и их получения, обязательного прохождения медосмотров разного вида, льготникам, которым полагаются бонусы за вредность,
5. Нормативно техническая документация по охране труда, определяющая требования к условиям, внешним и внутренним, оборудованию, помещениям, технологиям, сырью, применению СИЗ, электро- и пожарной безопасности, в соответствии с направлениями деятельности, может варьироваться. Требования к ее составлению и наличию могут определяться государством, профильным министерством, администрацией. За этой информацией можно обратиться к Реестру требований, в котором есть и образовательные учреждения.

Оперативность, целенаправленность, регуляция и формат обязательной документации по охране труда и технике безопасности предполагают исключение из оформления инстанций и этапов, не предусмотренных в инструкции от профильного департамента. Есть условия, которые регламентируют хранение документации по охране труда: отдельные бумаги, составляемые на ограниченный срок действия, непременно отбираются, описываются и сдаются в архив, но нормативные актуальны, пока вместо них не изданы новые (относится и к появлению отредактированных вариантов), требованиям к претендентам на занимаемую должность, паспортам оценки агрегатов и технологий, документам по СОУТ (замена производится по истечении установленного законодательством срока).

Пока необходимые бумаги хранятся у службы или ответственного, они могут выдаваться при проверке (локальной, надзорных органов или федеральной), но выдача осуществляется под роспись проверяющего, во избежание недоразумений.

Интересно! Присвоение I группы по электробезопасности

Отдельный список документов по ОТ

Обусловлен требованиями к организации ОТ на предприятии или в организации и непременно должен быть при проверке, кроме основного. Его нельзя назвать дополнительным, поскольку у комиссии есть вопросы к отдельным аспектам деятельности СОТ или уполномоченного лица, ответ на которые должен быть подготовлен заблаговременно и своевременно предъявлен. В него входят:

1. Пакет документации по специальной оценке условий труда. Это отчет о ее проведении, декларация соответствия заявленным требованиям. Отслеживание новых рабочих мест и ознакомление работников с результатами СОУТ. Первые два отправляются по инстанциям, но у ответственного должны храниться свои экземпляры.
2. Оценка профессиональных рисков не менее важна, в нее входит реестр существующих опасностей, описание методов оценки уровня, подтверждение проведенного процесса, перечень мер, позволяющих контролировать, минимизировать или устранять опасность.
3. Меры противопожарной безопасности — акты, инструкции, журналы, предписания об устранении недочетов (если таковые имеются) и акты о том, что проделано.

В марте 2022 года в них произошли изменения, поэтому нужно получить готовые документы и откорректировать имеющиеся.

Интересно! Стажировка по охране труда на рабочем месте

Ответственность работодателя за несоблюдение правил охраны труда

С недавних пор в обязанностях администрации прибавилось обеспечение информирования работников о правах на ОТ. Отсутствие правильной организации службы (или ответственного), технической документации по охране труда означает для ИП, юридического, должностного лица административную (административно-правовую) ответственность за невыполнение требований ТК, КоАП, УК РФ. Финансовая тяжесть наказаний по Административному кодексу ужесточилась. Теперь некоторые штрафы выросли и составят ощутимое бремя для лица, проигнорировавшего требования, как и для организации в целом.

Нововведения в законодательстве обусловлены внутренней политикой государства. Приоритетным направлением стали безопасная трудовая деятельность, предотвращение травматизма и несчастных случаев на производстве, здоровье работников. Для выполнения этих требований предусмотрено проведение плановых и внеплановых проверок надзорными федеральными органами, представителями местной администрации и общественников, вместе с профсоюзными организациями.

Понравилась статья? Оставьте комментарий, задайте вопрос или поделитесь статьей в социальных сетях, мессенджерах. Администрация сайта будет благодарна. Автор Аlex_OT — специалист в области ПБ и ОТ с большим стажем работы, будет писать новые, ценные и востребованные статьи. Обязательно проведет консультацию по любому интересующему Вас вопросу в области ПБ и ОТ. Пожалуйста обращайтесь.